Erfahre, wie sich das Arbeitszeiterfassungsgesetz in Deutschland auf Hybridarbeitskräfte und ihre Arbeitgeber auswirkt. Eine genaue Zeiterfassung fördert Transparenz und Compliance.
Definition und wie es sich auf Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen auswirkt, insbesondere im Kontext von Hybridarbeit.
Im September 2022 wurde in Deutschland eine neue Pflicht zur Zeiterfassung eingeführt, die sich erheblich auf die Art und Weise auswirkt, wie hybride Arbeit geleistet wird. Zur Erinnerung: Hybride Arbeit ist eine Kombination aus Heimarbeit und Büroarbeit. Die neue Zeiterfassungspflicht zwingt Unternehmen dazu, die Arbeitszeiten von Beschäftigten, die hybride Arbeit leisten, genau zu erfassen. Im Folgenden erklären wir, was die Zeiterfassungspflicht bedeutet und welche Auswirkungen sie auf Arbeitnehmer und Arbeitgeber hat.
Im Jahr 2019 hatte der Europäische Gerichtshof bereits entschieden, dass jedes EU-zugehörige Land eine Pflicht zur Zeiterfassung gesetzlich verankern muss. Im September 2022 fällte das Bundesarbeitsgericht das Urteil, dass alle deutschen Arbeitgeber:innen von nun an verpflichtet sich die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer:innen genau zu erfassen. Dabei kann die Arbeitszeiterfassung sowohl elektronisch, als auch analog erfolgen. Egal wie Arbeitnehmer:innen dies individuell durchführen, müssen sie sicherstellen, dass die Zeiten präzise und lückenlos in einem System dokumentiert und somit nachweisbar sind. Um Papierkram und das Unübersichtlichkeit zu vermeiden, bietet sich eine digitale Lösung an, das bedeutet die Zeiterfassung via App, Laptop, Tablet, Smartphone oder mobilem Zeiterfassungsterminal.
Die Erfassung der Arbeitszeit beschreibt eine vollständige Dokumentation der Arbeitszeit der Arbeitnehmer:innen. Dabei bietet es sich an, nicht nur die Zeiten der Anwesenheit aufzuzeichnen, sondern auch die Abwesenheitszeiten. Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshof darf jedes System verwendet werden, das die Zeiten exakt speichern und dokumentieren kann.
Generell bedeutet das genaue Erfassen von Überstunden nicht automatisch, dass diese auch ausbezahlt werden müssen. Es bleibt dem oder der Arbeitnehmer:in überlassen, ob Überstunden ausbezahlt werden oder in Form von Gleitzeit abgebaut werden müssen.
Aktuell gibt es noch keine gesetzliche Regelung, was geschieht wenn Arbeitnehmer:innen sich dem Urteil des EuGh widersetzen. Es ist jedoch mit Verwarnungen und Bußgeldern mit bis zu 500.000 Euro zu rechnen.
Der Missbrauch von personenbezogenen Daten, wie denen der Arbeitszeit, sollte selbstverständlich verhindert werden. Dafür muss der Zutritt zu den Datenverarbeitungsanlagen begrenzt sein und die Systeme sollten von Unbefugten nicht genutzt werden können. Dabei sollte auch überprüft werden wie genau und für welchen Zweck die erfassten Daten der Arbeitszeit verarbeitet werden dürfen. Der Zweck der erfassten Daten zur Arbeitszeit ist eindeutig: die Bestimmung der Arbeitszeiten. Folglich dürfen diese Daten nur für diesen Zweck verarbeite werden und die Rechte der Arbeitnehmer:innen werden so geschützt.
Bislang gibt es keine gesetzlichen Regelungen über die spezifischen Anforderungen, die ein digitales Zeiterfassungssystem erfüllen muss. Der Europäische Gerichtshof hat jedoch die Kriterien festgelegt, die das digitale Zeiterfassungssystem erfüllen muss.
Die digitale Zeiterfassung muss objektiv nachvollziehbar sein, d.h. die Arbeitszeiten müssen genau erfasst werden und später zugänglich bleiben. Überstunden müssen sichtbar von den regulären Arbeitszeiten getrennt werden.
Das Kriterium der Zuverlässigkeit bedeutet nicht mehr und nicht weniger, als dass das digitale Zeiterfassungssystem immer verfügbar sein muss, um Lücken in der Erfassung zu vermeiden. Bei einem digitalen System bedeutet das, dass die verwendeten Server ständig verfügbar sein müssen und Systemausfälle nahezu ausgeschlossen werden können.
Das digitale Zeiterfassungssystem muss für alle Beschäftigten leicht und jederzeit zugänglich sein. Es sollte eine Software gewählt werden, die jeder leicht bedienen kann, oder es sollten entsprechende Schulungen angeboten werden, um die Handhabung so einfach wie möglich zu machen.
Arbeitgeber:innen, die eine digitale Zeiterfassungssoftware verwenden, können die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter:innen leicht und sicher erfassen. Mithilfe einer Software lassen sich die Anfangs- und Endzeiten, sowie die Pausenzeiten genau dokumentieren.
Auch Mitarbeiter:innen, die im Home-Office arbeiten, können und müssen ihre Arbeitszeiten nun melden und sie erhalten somit einen angemessenen Ausgleich für ihre tatsächlich geleistete Arbeitszeit.
Arbeitgeber sollten ihre Beschäftigten durch Schulungen dabei unterstützen, ihre Arbeitszeiten korrekt zu erfassen. So können die Beschäftigten die Vorteile einer ordnungsgemäßen Arbeitszeiterfassung verstehen und die Aufzeichnung korrekt durchführen.
Arbeitgeber:innen sollten die erfassten Daten regelmäßig auf Richtigkeit überprüfen. Somit können Streitigkeiten zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in vermieden und sichergestellt werden, dass Mitarbeiter:innen angemessen für ihre Arbeit entlohnt werden.
Das Urteil zur Arbeitszeiterfassung soll Klarheit selbstverständlich auch Klarheit über die Arbeitszeiten von Hybridarbeitnehmer:innen schaffen und sicherstellen, dass diese ihrer Arbeitszeit entsprechend angemessen vergütet werden.
Das Zeiterfassungsgesetz hat mehrere Vorteile für Arbeitgeber. Einer der Hauptvorteile ist, dass die Arbeitgeber gezwungen sind, die arbeitsrechtlichen Vorschriften einzuhalten. Die genaue Erfassung der Arbeitszeiten stellt sicher, dass die Beschäftigten für ihre geleisteten Stunden korrekt bezahlt werden. Dies wiederum schützt die Arbeitgeber vor möglichen rechtlichen Konsequenzen und Bußgeldern, die sich aus der Nichteinhaltung von Arbeitsgesetzen ergeben.
Außerdem führt das Urteil über die Zeiterfassung zu einer besseren Arbeitsmoral und einem höheren Engagement der Beschäftigten. Die Arbeitszeiterfassung zeigt die Wertschätzung der Arbeit der Beschäftigten und das Engagement des Arbeitgebers für die Einhaltung von Regeln und Vorschriften. Dies führt zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und einem allgemein positiveren Arbeitsumfeld.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung sorgt außerdem für mehr Transparenz am Arbeitsplatz. Arbeitgeber:innen können fortan die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter:innen genau und einfach nachverfolgen und eine korrekte Bezahlung sicherstellen. Missverständnisse werden somit vermieden und es entsteht ein faires und transparentes Arbeitsumfeld.
Auch das Verhältnis zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern muss überdacht werden, denn die Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten verringert Streitigkeiten drastisch. Im Falle eines Rechtsstreits können die Zeitaufzeichnungen als Beweismittel verwendet werden, um die Position des Arbeitgebers zu untermauern. So können Streitigkeiten schnell und effizient beigelegt und eine weitere Eskalation vermieden werden.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung kann auch die Produktivität am Arbeitsplatz verbessern. Arbeitgeber können Muster und Trends in den Arbeitsgewohnheiten ihrer Beschäftigten erkennen und diese Informationen nutzen, um fundierte Entscheidungen über die Arbeitszeitplanung und das Arbeitspensum zu treffen. Dies kann zu einer höheren Produktivität und Effizienz führen.
Und schließlich vereinfacht die Zeiterfassungspflicht den Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber. Durch den Einsatz von Zeiterfassungssoftware kann die Arbeitszeiterfassung automatisiert werden, wodurch die Notwendigkeit der manuellen Zeiterfassung und das Risiko von Fehlern verringert werden. Das spart Arbeitgebern Zeit und Ressourcen.
Das Arbeitszeiterfassungsgesetz bringt auch Vorteile für Arbeitnehmer:innen, auch für diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten.
Einer der Hauptvorteile der Zeiterfassungspflicht für Arbeitnehmer/innen ist eine bessere Work-Life-Balance, da Berufs- und Privatleben besser in Einklang gebracht werden können. Die genaue Erfassung der Arbeitszeiten über eine Zeiterfassungs-App ermöglicht es den Beschäftigten, ihre Zeit besser einzuteilen, da sie genau wissen, wie viele Stunden sie gearbeitet haben und wie viel Zeit für persönliche Aktivitäten übrig ist. Das führt zu einem ausgeglicheneren Leben.
Die Verpflichtung zur Zeiterfassung kann auch die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter:innen erhöhen. Wir sprechen hier nämlich von der Garantie eines angemessenen Ausgleichs für die geleistete Arbeit. Dies hat ein positiveres und produktiveres Arbeitsumfeld mit einer höheren Arbeitszufriedenheit zur Folge.
Außerdem verhindert die genaue Erfassung der Arbeitszeiten eine Überlastung der Beschäftigten. Die Arbeitszeiten werden genau überwacht, um sicherzustellen, dass die Beschäftigten nicht zu viel arbeiten und ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden gefährden.
Ein weiterer Vorteil für die Beschäftigten ist die Verringerung von Stress und Müdigkeit. Durch die genaue Aufzeichnung der Arbeitszeiten können Stress und Frustration vermieden werden, weil man nicht weiß, wie viel Zeit gearbeitet wurde und wofür man bezahlt wird.
Die Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten kann sich auch positiv auf die Gesundheit der Beschäftigten auswirken, da gesundheitliche Probleme im Zusammenhang mit Überarbeitung, wie Burnout, Stress und Müdigkeit, vermieden werden.
