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Was ist Desk Sharing?

Erfahre mehr über Desksharing, seine Definition und seine Bedeutung in einer "Neuen Arbeits- und Hybridumgebung".

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Was ist Desksharing?

Das Konzept des Desk Sharing enträtseln

Im Kern ist Desksharing eine Arbeitsplatzstrategie, bei der sich die Beschäftigten einen Schreibtisch teilen, anstatt dass jeder einen eigenen Arbeitsplatz hat. Diese Methode ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit einer großen Anzahl von Beschäftigten, die nicht unbedingt ständig im Büro sein müssen. Dazu gehören z. B. Telearbeiter, Mitarbeiter mit flexiblen Arbeitszeiten oder Mitarbeiter, die viel Zeit in Besprechungen, bei Besuchen vor Ort oder auf Geschäftsreisen verbringen.

  1. Hot Desking: Bei diesem Ansatz geht es vor allem um Flexibilität. Die Beschäftigten können sich jeden freien Schreibtisch nach dem Prinzip "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst" aussuchen. Es gibt keine zugewiesenen Schreibtische, was eine dynamische und flexible Arbeitsumgebung fördert. Hot Desking kann das Gefühl von Freiheit und Anpassungsfähigkeit unter den Beschäftigten fördern, da sie nicht an einen bestimmten Platz gebunden sind.
  2. Geteilte Schreibtische / Hoteling: Dieses Modell bietet ein Gleichgewicht zwischen Flexibilität und Stabilität. Die Beschäftigten haben einen zugewiesenen Schreibtisch, können ihn aber für bestimmte Zeiten reservieren, wenn sie ihn brauchen. Diese Methode ist oft auf eine robuste Desksharing-Software angewiesen, um Buchungen effektiv zu verwalten. Hier kommt das Konzept von Arbeitsplatzbuchung ins Spiel, über das du mehr auf unserer Arbeitsplatzbuchung Seite.

Desk Sharing

Desksharing ist kein Pauschalkonzept, das für alle gilt. Es kann auf die individuellen Bedürfnisse und die Arbeitskultur eines Unternehmens zugeschnitten werden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Desksharing einzuführen, jede mit ihren eigenen Merkmalen:

Die vielseitigen Vorteile von Desk Sharing

Desksharing bietet, wenn es richtig umgesetzt wird, zahlreiche Vorteile, die die Arbeitsweise von Unternehmen verändern können. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

  1. Verbesserte Raumeffizienz: Platz ist ein wertvolles Gut in jeder Organisation. Wenn dein Unternehmen mit Platzproblemen zu kämpfen hat, kann Desksharing eine hervorragende Lösung sein. Es ermöglicht eine bessere Nutzung des verfügbaren Raums und bietet Platz für mehr Mitarbeiter, ohne dass der Raum vergrößert werden muss. Das kann zu einem lebendigeren und dynamischeren Arbeitsumfeld führen.

Kosteneinsparungen

Diefinanziellen Auswirkungen des Workspace Managements sind erheblich. Durch die Verringerung des Bedarfs an eigenen Schreibtischen und Büroflächen kann Desksharing zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Weniger Bürofläche und Möbel bedeuten geringere Gemeinkosten und setzen Ressourcen frei, die in andere Bereiche des Unternehmens investiert werden können.

Verbesserte Zusammenarbeit

Zusammenarbeit ist der Grundstein für Innovation. Desksharing fördert die Interaktion und Zusammenarbeit zwischen den Beschäftigten. Durch die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen ist es wahrscheinlicher, dass die Beschäftigten miteinander in Kontakt kommen, was zu einer kreativeren und produktiveren Arbeitsumgebung führt. Dies kann zu einer besseren Problemlösung, Ideenfindung und einem besseren Teamzusammenhalt führen.

Erhöhte Flexibilität

‍Diemoderne Belegschaft schätzt Flexibilität. Desksharing ist eine ideale Lösung für Unternehmen mit Telearbeitern oder flexiblen Arbeitsplänen. Es bietet die Flexibilität, sich auf unterschiedliche Arbeitsmuster und Bedürfnisse einzustellen, und ist damit eine attraktive Option, um Talente zu gewinnen und zu halten.

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Die Herausforderungen von Desk Sharing meistern

Desksharing bietet zwar zahlreiche Vorteile, ist aber auch nicht ohne Herausforderungen. Bevor du diese Strategie umsetzt, solltest du unbedingt die folgenden potenziellen Probleme berücksichtigen:

  1. Bedenken bezüglich der Privatsphäre: In einem gemeinsam genutzten Arbeitsbereich kann die Wahrung der Privatsphäre eine Herausforderung sein. Die Beschäftigten haben vielleicht das Gefühl, dass sie nicht genügend Privatsphäre haben, was ein Problem sein kann, wenn sie mit vertraulichen oder sensiblen Informationen umgehen müssen. Es ist wichtig, auf diese Bedenken einzugehen und Lösungen anzubieten, wie z. B. private Bereiche oder schalldichte Kabinen, in denen die Beschäftigten an sensiblen Aufgaben arbeiten können.
  2. Lärmpegel: Arbeiten auf engem Raum kann zu einem erhöhten Lärmpegel führen, der störend wirkt und die Konzentration beeinträchtigt. Die Bereitstellung von Kopfhörern mit Geräuschunterdrückung oder die Einrichtung von Ruhezonen können helfen, dieses Problem zu mildern.
  3. Weniger Personalisierung: Bei geteilten Schreibtischen fühlen sich die Beschäftigten möglicherweise weniger mit ihrem Arbeitsplatz verbunden. Das kann es schwierig machen, ein persönliches und komfortables Arbeitsumfeld zu schaffen. Wenn du Optionen für persönliche Ablagemöglichkeiten anbietest oder deinen Mitarbeitern die Möglichkeit gibst, ihren Arbeitsplatz für den Tag individuell zu gestalten, kann das dazu beitragen, ein Gefühl von Eigentum und Komfort zu schaffen.

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Woher weiß ich, ob Desksharing das Richtige für mich ist?

Wie bei jeder größeren organisatorischen Veränderung muss auch die Entscheidung, ob Desksharing die richtige Lösung für dein Unternehmen ist, sorgfältig überlegt werden. Bevor du eine Entscheidung triffst, musst du die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens, deine Arbeitskultur und die Vorlieben deiner Mitarbeiter/innen berücksichtigen. Hier sind einige wichtige Faktoren, die du berücksichtigen solltest:

  1. Arbeitsmuster: Analysiere die Arbeitsmuster deiner Mitarbeiter/innen. Wenn ein großer Teil deiner Belegschaft aus der Ferne arbeitet oder flexible Arbeitszeiten hat, kann Desksharing eine effiziente Nutzung des Raums sein.
  2. Raumausnutzung: Überprüfe die aktuelle Auslastung deines Büros. Wenn du feststellst, dass im Laufe des Tages viele Schreibtische leer sind, weil deine Mitarbeiter/innen in Besprechungen sind, auf Geschäftsreise oder aus der Ferne arbeiten, könnte Desksharing eine praktikable Lösung sein.
  3. Kostenüberlegungen: Beurteile die finanzielle Situation deines Unternehmens. Wenn die Senkung der Gemeinkosten eine Priorität ist, könnten die potenziellen Einsparungen durch weniger Bürofläche und Möbel das Desksharing zu einer attraktiven Option machen.
  4. Anforderungen an die Zusammenarbeit: Berücksichtige die Bedürfnisse deines Unternehmens in Bezug auf die Zusammenarbeit. Wenn du ein kollaboratives und interaktives Arbeitsumfeld anstrebst, könnte die verstärkte Interaktion durch Desksharing von Vorteil sein.
  5. Mitarbeiter-Feedback: Holt das Feedback eurer Mitarbeiter ein. Wenn du ihre Vorlieben und Bedenken kennst, kannst du wertvolle Erkenntnisse gewinnen und eine Desksharing-Strategie entwickeln, die ihren Bedürfnissen entspricht.
  6. Technologie-Infrastruktur: Überprüfe deine technologische Infrastruktur. Um Desksharing effektiv umzusetzen, ist eine robuste Desksharing-Software erforderlich. Stelle sicher, dass dein Unternehmen über die notwendigen Ressourcen verfügt, um in diese Technologie zu investieren.
  7. Veränderungsmanagement: Überlege dir, ob dein Unternehmen bereit für Veränderungen ist. Die Einführung von Desksharing ist eine bedeutende Veränderung und erfordert eine gut geplante Change-Management-Strategie.

Denk daran, dass Desksharing keine Einheitslösung ist. Es ist wichtig, dass du diese Faktoren berücksichtigst und dich mit den wichtigsten Interessenvertretern, einschließlich der Geschäftsführung, der Personalabteilung, der IT-Abteilung und den Beschäftigten, berätst, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Wenn du dich für Desksharing entscheidest, solltest du einen umfassenden Plan aufstellen, der eine klare Kommunikation, Schulungen und eine kontinuierliche Unterstützung beinhaltet, damit sich deine Mitarbeiter/innen an die neue Regelung gewöhnen können.

Weitere Anleitungen zur Einführung von Desk Sharing findest du auf unserer Desk Sharing Software Seite.

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Desk Sharing erfolgreich implementieren: Die Rolle der Desk Sharing Software

Wenn du dich entschieden hast, dass Desksharing die richtige Strategie für dein Unternehmen ist, findest du hier einige Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung:

  1. Lege die Regeln fest: Vor der Einführung von Desksharing sollten klare Regeln und Erwartungen festgelegt werden. Das hilft, Verwirrung und potenzielle Konflikte zu vermeiden. Die Mitarbeiter/innen sollten das System, den Buchungsprozess und die Etikette der gemeinsam genutzten Räume verstehen.
  2. Implementiere ein Buchungssystem: Eine robuste Desksharing-Software ist entscheidend für die effektive Verwaltung von Tischreservierungen. Dies kann mit einem Online-Reservierungssystem erreicht werden, wie es von Pult. Mit einer guten Desksharing-Software können die Beschäftigten ganz einfach Schreibtische buchen, die Verfügbarkeit einsehen und ihre Buchungen verwalten.
  3. Biete Lagerlösungen an: Die Beschäftigten brauchen einen Ort, an dem sie ihre persönlichen Gegenstände aufbewahren können. Die Bereitstellung von Schließfächern oder anderen Aufbewahrungslösungen kann dieses Bedürfnis erfüllen. Das hilft nicht nur, den Arbeitsplatz ordentlich zu halten, sondern gibt den Beschäftigten auch die Gewissheit, dass ihre Sachen sicher sind.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Desksharing eine flexible und effiziente Methode zur Verwaltung des Arbeitsplatzes ist, die zahlreiche Vorteile bietet, z. B. Kosteneinsparungen, bessere Zusammenarbeit und mehr Flexibilität. Es ist jedoch wichtig, die potenziellen Herausforderungen zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass die Strategie auf die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens abgestimmt ist.

Weitere Informationen zur Einführung von Desksharing und anderen hybriden Arbeitslösungen findest du in unserem Hybrid Workplace Hub oder erfahren Sie mehr über unsere fortschrittliche Desksharing-Software.‍

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