Besucherregistrierung mit Stift und Papier? Das gehört heute nicht mehr zum Besuchermanagement. Erfahre mehr darüber, wie du ein Besuchermanagement einführen kannst.
Besucherregistrierung mit Stift und Papier? Das gehört heute nicht mehr zum Besuchermanagement, denn im Zeitalter der Digitalisierung wird auch dies durch ein komplett digitales Managementsystem ersetzt. Ob in Büros oder Produktionsstätten - große Menschenmengen bedeuten ein großes Sicherheitsrisiko für Mitarbeiter und geistiges Eigentum.
Dieses System versucht, alle Aktivitäten und Prozesse eines Unternehmens abzubilden, um Besucher zu steuern und das Bild des Besuchererlebnisses gezielt zu zeichnen. Menschen halten gute Erinnerungen fest, sie wollen sich willkommen und sicher fühlen - auch in deinem Unternehmen.
Mit einem Besuchermanagementsystem werden viele Prozesse vereinfacht. Termine werden sowohl intern als auch mit Kunden erfasst und Erinnerungen rechtzeitig verschickt. Außerdem erhalten die Nutzer Kontaktdaten ihrer Ansprechpartner und eine Wegbeschreibung innerhalb des Gebäudes. Außerdem gibt es keine Warteschlangen mehr an der Rezeption, denn das Einchecken geht sehr schnell über ein Tablet. Je nach verwendetem System wird dann ein QR-Code generiert, der persönliche Daten für zukünftige Besuche speichert.
Die traditionelle, aber sehr veraltete Besucherverwaltung plädiert für Stift und Papier. Im Prinzip kann man damit Informationen einholen und sich einen Überblick verschaffen, allerdings unter einer Bedingung: Der Besucher hat seinen richtigen Namen angegeben und verfügt über eine einigermaßen leserliche Handschrift. Abgesehen davon kostet das Ausfüllen eines Papierformulars Zeit und verursacht so lange Warteschlangen am Empfang.
Eine Softwarelösung vor Ort mag auf den ersten Blick eine gute Alternative zur analogen Besucherverwaltung sein, aber eine solche Software ist mit hohen Anschaffungskosten verbunden, da die Hardware installiert und dann natürlich regelmäßig gewartet werden muss.
Einer der größten Vorteile eines cloudbasierten Besuchermanagementsystems ist wahrscheinlich die Möglichkeit der Integration mit anderen Plattformen. Das bedeutet, dass bei Änderungen nicht die gesamte Architektur des Systems überarbeitet werden muss. Die aus den visitor:inside-Daten gewonnenen Informationen werden in der Cloud gespeichert und können in einer Vielzahl von Anwendungen genutzt werden.
Die Arbeitswelt ist heute nicht mehr zwangsläufig an ein physisches Büro gebunden, und vor allem hybride Arbeit ist unverzichtbar geworden. Aber nur weil Mitarbeiter plötzlich im Homeoffice arbeiten und wir Informationen per Videokonferenz austauschen, heißt das nicht, dass persönliche Geschäftsgespräche aussterben. Hybride Arbeit bedeutet, dass Mitarbeiter von Zeit zu Zeit vor Ort arbeiten und Besucher und Kunden das Bürogebäude betreten.
Und wie sieht es mit der Datenerhebung aus? Kein Unternehmen möchte, dass sich Besucher unwohl fühlen, weil sie das Gefühl haben, zu viel preiszugeben. Persönliche Daten sollten auf ein Minimum reduziert werden, was nicht mehr und nicht weniger bedeutet, als dass nur bestimmte, relevante und begrenzte Informationen abgefragt werden. genau die Daten, die für den Prozess benötigt werden.
Es geht auch um Sicherheit. Jeder Arbeitgeber möchte Risiken minimieren und seine Mitarbeiter vor Gefahren schützen. Ein Besuchermanagementsystem reduziert das Potenzial für physische Gefahren erheblich, denn jeder muss den Empfang passieren und seine Daten hinterlassen, bevor er das Gebäude weiter betritt.
Zu Beginn solltest du dir Gedanken darüber machen, welche Art von Besuchern du empfängst. Schließlich willst du das Besuchererlebnis so reibungslos und individuell wie möglich gestalten. Dabei sollte sich ein Unternehmen ein paar Fragen stellen. Bekomme ich viele interne Lieferungen? Kommen gerade viele Bewerber zu Vorstellungsgesprächen? Sind meine Besucher eher einmalig oder wiederkehrend? Gibt es viele unangekündigte Besuche, und wenn ja, sollten sie anders behandelt werden? Die Liste ist lang, aber diese Fragen zu stellen ist entscheidend, um das richtige System zu finden.
Du solltest dich auch fragen, welche Bedürfnisse dein Unternehmen hat. Je mehr und je spezifischer die Informationen sind, desto einfacher ist es, eine passende Lösung zu finden. Schließlich sollte ein Besuchermanagementsystem, egal von welchem Anbieter, kostenlos getestet werden dürfen, damit ein Unternehmen herausfinden kann, ob es die beste Lösung für sich gefunden hat.
