Hier sind einige der Herausforderungen, wenn man Hybrid als neues Arbeitsmodell einführt, und wie man sie löst.
Hybride Arbeit ist kein Trend. Vielmehr gestaltet sich die Zukunft der Arbeit im Kontext dieser neuen Arbeitsform. Wir sprechen von einer neuen Norm der Arbeitswelt, die sich breit über alle Branchen hinweg erstreckt, von der Pharmazie bis hin zur Wissenschaft. Die Begeisterung ist groß, denn die Liste der Vorteile der Mischung zwischen Präsenz- und Remote work ist lang.
Arbeitnehmer:innen, die hybride Arbeit einführen wollen sind voller Elan, aber gleichzeitig stehen Unternehmen, welche die neue Arbeitsform bereits eingeführt haben auch vor neuen Herausforderungen. Ein neues und bislang eher unbekanntes Konzept bringt immer Hindernisse mit sich und es gilt, diese im Voraus zu erkennen und somit minimieren und bewältigen zu können. Die häufigsten Herausforderungen im Zusammenhang mit hybrider Arbeit liegen in den Bereichen Kommunikation, Koordination, Verbindung und Kultur. Wer ein hybrides Team erfolgreich managen will, der sollte diese Stolpersteine kennen und verstehen. Denn nur so kann herausgefunden werden, wie mit klarem Kopf vorgegangen werden muss. Im Folgenden sollen diese Herausforderungen genauer benannt und Wege aufgezeigt werden, wie diese bewältigt werden können.
Hybride Arbeit ist auch ein Synonym für virtuelle Teams und die geographische Verteilung der Belegschaft. Unter diesen Voraussetzungen wiegt die Abhängigkeit von der Technologie so schwer wie nie zuvor. Diese Dependenz bringt grundlegende Herausforderungen für die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens mit sich.
Sowohl Arbeitgeber:innen als auch Arbeitnehmer:innen haben während der Pandemie erfahren, was Telearbeit bedeutet und wie wichtig die Überwindung technologischer Schwierigkeiten ist. Unternehmen, die hybrid werden wollen, müssen sicherstellen, dass sie den Anforderungen dieser neuen Arbeitsform gerecht werden können. Dies beginnt mit der Bereitstellung aktueller Videokonferenzsysteme und deren korrekte Handhabe, erstreckt sich aber bis hin zur Hardware-Organisation im Büro. Stehen fix installierte Computer auf den Schreibtischen, oder bringt jede:r Mitarbeiter:in zu Präsenz-Bürozeiten seinen eigenen Laptop mit? Wie kann ich für Onsite- und Remote-Mitarbeiter:innen gleiche Voraussetzungen zu schaffen?
Und dann kommt da noch die Psychologie ins Spiel. Gekoppelt mit den technologischen Herausforderungen kann die hybride Kommunikation dadurch erschwert werden, dass manche Menschen lieber und selbstbewusster virtuell über Bildschirme kommunizieren als andere. Hier kommen Macht- und Sprachunterschiede ins Spiel, die zwar auch in traditionellen Arbeitsumgebungen existieren, aber durch die Telekommunikation noch verstärkt werden können.
Doch mit Körpersprache und Rhetorik auch in digitalen Meetings zu überzeugen, kann gelernt werden. Im Vergleich zur analogen Kommunikation, kommt dem Stimmkanal im virtuellen Raum eine viel größere Bedeutung zu und Körpersprache verliert gleichzeitig an Wirkungsmacht. Tipps, um sich in einem virtuellen Meeting selbstsicher und kompetent zu zeigen, sind folgende:
Ein rhetorisches Mittel, das eine persönliche Ebene herstellt und die Aufmerksamkeit der Zuhörenden steigert. Im virtuellen Meeting bedeutet dies, ab und an in die Linse der Webcam zu schauen, damit die Adressat:innen sich angesprochen fühlen.
Gerade im Kontext der virtuellen Kommunikation ist die Präsenz der Stimme von großer Wichtigkeit. Dies kann schwer fallen, da meist unterstützendes Feedback aus dem Auditorium fehlt. Im Angesicht der kleinen Kacheln auf dem Bildschirm, in denen wir den Rest des Teams sehen, verständlich, doch für einen souveränen Auftritt eher kontraproduktiv. Habe keine Angst dein Publikum zu verlieren. Sobald wir es genießen zu sprechen, stimmt auch unsere Stimmführung und wir machen die richtigen Intonationen und sprechen in einem adäquaten Tempo.
Es ist wichtig, in einer virtuellen rhetorischen Herausforderung die richtige Haltung einzunehmen – im wahrsten Sinne des Wortes. Vor dem Laptop zu stehen, kann helfen aus einer gebeugten Sitzhaltung herauszukommen. Unsere Körperhaltung beeinflusst unterbewusst sofort unser Selbstbewusstsein und unsere Stimmpräsenz. Von einem psychologischen Standpunkt aus ist es hier jedoch auch sehr wichtig, die Webcam auf Augenhöhe zu positionieren und seine:n Mithörer:innen im wahrsten Sinne des Wortes auf Augenhöhe zu begegnen.
Zusammenarbeit, egal, ob analog oder virtuell, erfordert Koordination. Auf virtueller Ebene wird den Beteiligten jedoch ein noch viel höheres Maß an Koordination abverlangt. Wie kann man es schaffen, Mitarbeiter:innen, die im Büro arbeiten und jene, die aus der Ferne arbeiten zusammenzubringen? Es besteht Gefahr, dass Bruchlinien zwischen asynchron arbeitenden Mitarbeiter:innen entstehen. Die Koordination mit den Teamkolleg:innen aus der Ferne erfordert eine extra Portion Aufwand, denn kleinere Entscheidungen, die mehr oder weniger on site im Office getroffen werden, erreichen die remote arbeitenden Kolleg:innen oftmals gar nicht. Als Arbeitnehmer:in gilt es zu klären und offen darzulegen, wer bei welchen Entscheidungen mitzureden hat, und wie und wo diese Entscheidungen getroffen werden. Wird von Anfang an alles klar kommuniziert, so entsteht kein böses Blut und Mitarbeiter:innen fühlen sich nicht explizit ausgeschlossen.
Was kann ich als Arbeitnehmer:in tun, um Frontenbildung zu vermeiden?
Ob vor Ort oder remote – Mitarbeiter:innen sollten keinen Neid gegenüber der anderen Front entwickeln. Mit klaren Regeln, wie beispielsweise der Festlegung von fixen Zeiten der Erreichbarkeit, kann bei allen Mitarbeiter:innen ein Bewusstsein dafür geschafft werden, dass in jedem Arbeitskontext Zeiten der Erreichbarkeit bzw. der Nicht-Erreichbarkeit existieren.
Virtuell arbeitende Teammitglieder dürfen nicht vergessen werden. Gerade weil man diese nicht ab und an durch den Flur spazieren sieht, ist gezielte Kommunikation ein elementarer Bestandteil guter Teamführung. Es geht darum, Austausch zu schaffen und den Teamzusammenhalt zu fördern.
Aber die technischen und logistischen Herausforderungen der Vernetzung hybrider Arbeitskräfte sind nicht alles. Was passiert mit den sozialen Beziehungen, wenn man plötzlich von überall aus arbeiten kann? Der morgendliche Kaffeeklatsch auf dem Flur gehört der Vergangenheit an. Wenn soziale Verbindungen beeinträchtigt werden oder ganz verloren gehen, leidet die Arbeit darunter. Ein berufliches Netzwerk, einschließlich Mentoring-Beziehungen, ist wichtig für den beruflichen Erfolg und damit auch für den Erfolg des Unternehmens. Außerdem sind persönliche Beziehungen sozial nachhaltig und wichtig für das psychologische Wohlbefinden der Beschäftigten. Die potenzielle Gefahr im Zusammenhang mit hybrider Arbeit ist nun das Entstehen zweier Gruppierungen: Eine dominante Gruppe, bestehend aus denjenigen, die sich im Zentrum der Organisation fühlen, und eine Untergruppe, die sich am Rande der Organisationsgesellschaft sieht, weil sie vom sozialen Leben innerhalb der Organisation abgekoppelt ist und sich daher weniger verbunden und zugehörig fühlt. Die Folgen eines solchen Frontalangriffs sind verheerend. Die Beschäftigten sind weniger zufrieden und engagieren sich weniger für ihre Arbeit, was sich wiederum auf den Erfolg des Unternehmens auswirkt.
Wie kann das Networking und damit die Employee Experience verbessert werden?
Der aktive Austausch zwischen Mitarbeiter:innen, remote oder nicht, kann durch moderne Technologie unterstützt werden. Networking ist ein wesentlicher Grundbaustein zur Gestaltung einer Innovationskultur in einer Organisation und sollte deswegen geplant und strukturiert umgesetzt werden.
Ein gut organisierter Onboarding-Prozess integriert Mitarbeiter:innen nicht nur fachlich, sondern auch sozial. Ein erfolgreiches Onboarding bedeutet eine direkte Kontaktaufnahme mit den neuen Teammitgliedern und den Grundbaustein der Entwicklung eines Zugehörigkeitsgefühls. Ein Remote-Onboarding sollte sich nicht nur auf die fachliche Einarbeitung beschränken, sondern auch die soziale Integration im Fokus haben.
Zusammengeschweißte Teams arbeiten meist sehr motiviert und fokussiert. Sie zeichnen das Vorzeigeschild der Unternehmenskultur. Doch wenn neue Mitarbeiter:innen dazustoßen, die möglicherweise remote arbeitend einsteigen, muss proaktiv Energie in die Sozialisierung dieser Neuankömmlinge gesteckt werden. Es gilt, alle Mitarbeiter:innen in die Unternehmenskultur zu integrieren, egal, ob Praktikant:in, Berufsanfänger:in oder Führungskraft. Eine starke Unternehmenskultur signalisiert Toptalents auch die Besonderheit des Unternehmens, und zeichnet so das positive Gegenstück zur konkurrierenden Organisation. Besitzt ein Unternehmen eine starke Kultur, so entsteht unter den Mitarbeiter:innen automatisch ein Gefühl der individuellen Verbundenheit mit einem Unternehmen.
Selbstverständlich ist die Unternehmenskultur für die schon bestehenden Mitarbeiter:innen genauso wichtig. Eine positive Kultur ist mit einem starken organisatorischen Engagement rückgekoppelt. Die Unternehmenskultur muss die Schwierigkeiten und Bedürfnisse aller Mitarbeiter:innen anerkennen und unterstützen. Stimmt die Kultur in der Organisation, so fühlen sich Mitarbeiter:innen mit ihrem Unternehmen verbunden, sind motiviert und es besteht eine geringere Fluktuation. Und gerade in Zeiten virtueller Belegschaften, wird Kultur so großgeschrieben wie noch nie zuvor.
Die Herausforderungen hybrider Arbeit werden so schnell nicht von alleine verschwinden. Jedoch können Führungskräfte proaktiv handeln und Probleme frühzeitig erkennen und somit bewältigen. Es sollte zuerst evaluiert werden, wie das hybride Team funktioniert und wo es Raum für Verbesserungen gibt. Dann sollte analysiert werden welche der Herausforderungen am schwersten wiegt. Anschließend gilt es, einen Plan zu entwerfen, wie die Probleme am besten adressiert werden können. Ist dies geschehen, so können problemlösende Änderungen implementiert werden.
