Big News: Pult launcht offiziell am 18. August 2020!

Alle Apps & Tools die Ihr remote Team braucht!

Sie stellen derzeit Ihr Team remote oder planen dies zu tun? Dann werden Sie sicherlich die Herausforderung haben, aus der schier unendlichen Auswahl an Tools die richtige Kombination für Ihr Team zu finden.

Von Julius Urban


Disclaimer: Und teilweise sollte das auch so sein. Denn jede Branche, jedes Team und jedes Unternehmen haben Ihren eigenen Workflow, der durch die richtigen Tools ergänzt und unterstützt und nicht zerstört werden soll. Dennoch zeigen wir in diesem Artikel unsere favorisierten Apps und Tools für alle notwendigen Aufgaben vorstellen, die ein remote arbeitendes Team benötigt, um effizient arbeiten zu können.

Mit dieser Basis Aufstellung gibt es genug Spielraum, um alle Tools an seinen persönlichen Workflow anzupassen oder einen neuen zu erforschen. Hier können Sie auf jeden Fall nichts falsch machen!

 

  • Projekt Management (Notion)
  • Team Kollaboration (Tandem + Google Hangouts)
  • Kommunikation (Slack)
  • Bonus: Cloud & E-Mail (G-Suite + Front)

 

Projekt Management (und mehr): Notion

 

Notion ist das für uns perfekte Projekt Management Tool. Da Notion noch so viel mehr ist, als nur ein Projekt Management Tool.

Notion selber kommuniziert deren Produkt als „all-in-one-workspace“.

Bei Pult nutzen wir Notion für so gut wie alles rund ums Unternehmen. Von Finanzen über Mitarbeiter Management hin zu Produkt Planung und sehr viel dazwischen. Der Riesen Vorteil von Notion ist, dass wir als Team gemeinsam an allem arbeiten können und das in Echtzeit. Die Zeiten von unzähligen geöffneten Taps und Programmen ist vorüber, denn mit Notion können wir nicht nur viel Geld sparen, sondern auch effizienter arbeiten.

Um Notion visuell vorstellbar zu machen, denken Sie sich eine leere Seite ohne alles und jetzt bauen sie durch einen prall gefüllten Werkzeugkasten an Tools, ihre Seite so wie Sie sie brauchen. Ergänzt wird Notion auch noch durch die zahlreichen Integrationen, die auch in Ihre Seiten integriert werden können wie z. B. Figma, Gmail, Slack, Mailchimp und 100+ weiteren Apps und Tools. Ein richtiges Schweizer Taschenmesser also.

 

 

Um es grob zu beschreiben ersetzt Notion:

Google Docs/ Word / Evernote / Wunderlist   

So sieht eine Notion Seite aus, auf der eine To-do-Liste angefertigt worden ist. Sonst können auch Texte, Listen oder anderes geschrieben werden.

Trello / Asana / Jira 

Hier sieht man, wie Notion einen Board-View hat, der dem von Trello sehr ähnlichsieht. Zusätzlich dazu, kann man auch einen Kalender View aktivieren und so beispielsweise einen Team-Kalender einrichten für Urlaub, Events oder anderem.

Airtable/ Excel / Google Sheets 

Mit der Funktion auch Tabellen einfügen zu können, ersetzt Notion Airtabel und die einfachen Funktionen von Excel bzw. Google Sheets. Denn an die Vielzahl der Funktionsmöglichkeiten von Excel kommt Notion noch nicht ganz dran. Für ein einfaches CRM oder eine Kostenaufstellung reicht es dennoch vollkommen aus.

Github Wiki / Confluence

Mit der Seitenbar, links in Notion, behält man stets den Überblick über alle Seiten und Unterseiten. 

 

Nachdem wir diverse andere Tools getestet haben, sind wir stets zu Notion zurückgekommen. Wir können es jeden egal, ob beruflich oder privat ans Herz legen Notion einmal auszuprobieren.

Spielen Sie ein wenig herum. Nur so bekommen Sie ein Gefühl, was alles mit Notion möglich ist.


Preislich ist Notion für 96 € jährlich oder 10 € pro Monat und Nutzer erhältlich.

Im kostenlosen Plan sind 1000 Blöcke enthalten, diese reichen verhältnismäßig lange und sind nicht zeitlich limitiert.

Hier kommen Sie zu der Notion Webseite.

 

Gute Alternativen sind: Slab, Confluence oder Clickup

 

Team Kollaboration: Tandem

In einem remote arbeitenden Team ist die Kollaboration mit anderen Kollegen*in noch wichtiger als im Büro. Die typischen "Kaffeemaschinen Gespräche" können nicht mehr stattfinden. Damit die zwischenmenschliche Verbindung zu den andern im Team aber nicht schwindet, müssen sich Teams oder Kollegen*in regelmäßig am besten über Videochat sehen. Wofür viele andere Zoom oder Google Hangouts benutzen, haben wir uns für Tandem entschieden.

Denn Tandem ist nicht „nur“ ein Videochat Tool, sondern ein „virtuelles Büro“ aber einfach und übersichtlich.

 

In diesem Bild sehen Sie das Interface von Tandem. Es gibt unterschiedliche Räume, für unterschiedliche Zwecke, die alle individuell angepasst werden können. In den jeweiligen Räumen oder in privaten Sessions können sich die Teams untereinander über Voice, Video oder Chat unterhalten (zu sehen im kleinen Fenster rechts neben dem großen). Es gibt zusätzlich die Funktion seinen Bildschirm zu übertragen und mit dem Rest des Teams zu teilen, was bei uns häufig Verwendung findet, sollte jemand eine Präsentation vorbereitet haben oder live mit anderen z. B. neue Designs besprechen.

Tandem kostet regulär 10 € pro Monat und Nutzer, während COVID-19 ist Tandem jedoch kostenlos.

 

Mit Tandem ist die Kollaboration innerhalb eines Teams gesichert. Aber auch *nur* innerhalb eines Teams und nicht mit externen Personen.

Dafür empfehlen wir weiterhin G-Suite mit Google Hangouts oder Zoom als klasse Optionen für Videochat.


Hier kommen Sie auf die Webseite von Tandem.

 

Eine gute Alternative zu Tandem ist: Jamm

 

Kommunikation: Slack statt E-Mails

 

Der Klassiker unter den Kommunikationstools für Teams und Unternehmen. Mit einer gewissen Eingewöhnungszeit, wird Slack zu einem starken Partner, wenn es um die schnelle schriftliche Kommunikation innerhalb eines Unternehmens geht.

 

In Slack gibt es „Workspaces“, die die Überkategorie bilden (ganz links - die Boxen). In der Regel ist ein Workspace = ein Unternehmensprofil. Je nach Größe des Unternehmens, kann es aber auch vorkommen, dass sich große Abteilungen/Teams in separaten Workspaces aufteilen. Innerhalb der Workspaces sind „Channels“ und Direktnachrichten (Zweite Spalte von Links). Die Channels können beliebig angepasst und hinzugefügt werden. So behalten Sie die internen Chats immer sortiert und brauchen nicht unterschiedliche Konversationen in einem Chatverlauf unterzubringen.

Die Direktnachrichten, sind die der Name schon sagt: Direktnachrichten. So können Konversationen mit einer anderen Person in einem privaten Chat stattfinden, anstatt in den offenen Channels.


Was Slack noch besonders macht und auch von Konkurrenten wie z. B. Twist unterscheidet, sind die 100+ Integrationen von anderen Services und Apps. So kann beispielsweise der Google Kalender mit Slack verbunden werden, wodurch bei jedem Termin eine Benachrichtigung auf Slack geschickt wird.

 

Slack ist in der Grundversion, die für die meisten reichen sollte, kostenlos. Weitere Pläne sind „Standard“ für 7,50 € pro Monat und Nutzer oder „Plus“ für 14,10 € pro Monat und Nutzer.

 

Hier kommen Sie auf die Webseite von Slack.

 

Eine gute Alternative ist: Twist

 

Bonus – Cloud: Google Drive (G-Suite)

 

Für ein remote arbeitendes Team ist es essentiell, dass wichtige Dateien in einem Ort gespeichert und abrufbar sind. Mit der Google Drive ist das möglich. Mehr als, dass es stabil, zuverlässig und günstig ist, gibt es kaum zu sagen. Eine klasse Cloud.

 

Google Drive ist Teil der G-Suite und mit 30 GB für 4,68 € bzw. 1 TB für 9,36 € pro Monat und Nutzer benutzbar.

 

Hier kommen Sie auf die Webseite von G-Suite.

 

Gute Alternativen sind: Dropbox und Box.

Bonus 2 – E-Mail:

 

Bleiben wir kurz bei G-Suite: denn im Bündel können Sie auch eine geschäftliche E-Mail-Adresse einrichten.

Für diejenigen, die bereits bei einem anderen Anbieter sind, könnten vergleichen, ob sich der Wechsel oder der damit verbundene Aufwand es wert ist.

Als junges Unternehmen (Start-up) wird einem mit G-Suite ein richtiges Rundum-sorglos-Paket angeboten zu einem exzellenten Preis-Leistungs-Verhältnis.

E-Mail für Teams:

 

Als E-Mail Tool empfehlen wir Front.

 

 

Eine Team-Inbox damit E-Mails z. B. Supportanfragen von Kunden, schnell von den richtigen Personen im Team beantwortet werden können. Egal ob Sie eine E-Mail alleine beantworten, sie jemanden oder mehreren zuordnen oder in Teamarbeit an der perfekten Antwort arbeiten. Mit Keyboard-Shortcuts können Sie dazu die Geschwindigkeit E-Mails zu bearbeiten enorm steigern.

Um die Arbeit noch effizienter zu gestalten, beinhaltet Front auch zahlreiche Integrationen, damit Sie beispielsweise auch Social Media oder Nachrichten oder Kundenanfragen über z.B. Intercom in Ihrer Inbox sehen. Und wie die meisten guten E-Mail Services verfügt auch Front über einen Kalender der ohne Probleme funktioniert.

 

Wenn Ihnen also E-Mails täglich zu viel Zeit kosten oder Sie einfach mehr Struktur in die Team Inbox bringen möchten, sind Sie bei Front gut aufgehoben um stets „Inbox Zero“ zu erreichen.

 

Front kostet derzeit $12 bis $49 USD pro Monat und Nutzer.

 

Hier kommen Sie zu der Webseite von Front.

 

Eine gute Alternative ist: Kayako

 

Zusammenfassung:

 

Zusammenfassend muss gesagt werden, dass jedes Team und Unternehmen Ihre persönlichen Tools und Apps finden muss, die ideal Ihren Workflow ergänzt bzw. optimiert.

Mit diesem Artikel haben wir die Intention, denjenigen zu helfen, die sich zwischen all den verfügbaren Tools und Apps entweder nicht entscheiden können oder schnell eine exzellente und solide Lösung brauchen, um einem effizienten Remote-Workflow aufbauen zu können. Die oben genannten Tools nutzen wir selber in unserem Start-up Pult. Aus eigener Erfahrung und nach dem Testen vieler anderer Tools können wir bestätigen, dass Sie mit dieser Kombination schon einmal nichts falsch machen können.

 

Wir hoffen, wir konnten ein wenig mehr Klarheit in den Dschungel von Tools für remote work bringen.


Wenn Sie Tipps oder Anmerkungen haben, können Sie uns jederzeit eine Nachricht schreiben.